共享辦公室是什麼?共享辦公室費用、優缺點、服務項目一次看!

2 月 2, 2024 | 管理心法

本文重點摘要

共享辦公室又稱共享工作室,是許多新創公司、自由工作者上的好去處,那你知道自己是否適合在共享辦公室上班嗎?本文將介紹共享辦公室6大優點、4大缺點,以及共享辦公室費用將會如何計價!

一、共享辦公室是什麼?

共享辦公室即你要與其他人一起共享同一個辦公空間、設備、器材、會議室等。由於共享辦公室是開放空間,不僅上班時可以自由挑選想要坐的位置,也可以在共享空間中認識不同行業的人,是許多自由工作者、新創公司的辦公新選擇!

共享辦公室可以依照自己的需求決定要租多久時間、多少空間等,不像普通辦公室一樣要長期出租,對於新創公司來講可以省下不少的錢。除此之外,不少共享辦公室提供會議室、印表機、投影機、咖啡機等日常工作會使用到的器材,甚至有櫃檯秘書、清掃工等人力可以使用,讓你在共享辦公室中享受更高效、靈活的辦公環境,增加工作效率!

二、共享辦公室服務有哪些?

共享辦公室為尋找靈活、舒適辦公場所的人們提供了一個理想的選擇,但除了提供辦公空間之外,究竟共享辦公室還有哪些具體的服務呢?底下馬上帶大家一探究竟!
共享辦公室服務項目

(一)提供上班必備辦公設備

共享辦公室通常會提供上班必備的辦公設備:

  • 辦公桌、椅子
  • 寄物櫃
  • 電腦
  • 印表機
  • 咖啡機
  • Wifi 網路
  • 投影設備
  • 會議室
  • 事務機
  • 冰箱

你只要帶著筆電出門,就可以輕鬆享有這些設備的使用權,不用再為了購買這些設備而花費額外的成本。

(二)提供固定、流動式座位選擇

為滿足不同工作者的需求,共享辦公室提供了固定和流動式2種座位,固定座位是指使用者透過長期租借的方式指定工作區域,使其擁有該段時間的所有權,並可依據使用習慣打造個人辦公環境,適合那些需要長時間待在同一個工作環境中的人。

而流動式座位則更加靈活,其通常分布在共享辦公室的不同區域,如吧台區、休息區或閱讀角落,讓使用者可根據工作的性質或個人偏好,選擇一個最適合的工作環境,提升工作效率和舒適度。

(三)協助處理行政庶務

共享辦公室也有提供簡單的秘書服務:

  • 信件代收
  • 清潔
  • 訪客接待
  • 郵件處理
  • 代辦服務

(四)共享辦公室公司登記服務

成立公司時,企業家們必須先完成營業登記、稅籍登記,而在登記流程中,企業家們必須提供1個可設籍的公司地址,這個地址不僅是收信件和包裹的地方,政府機關和其他機構也需要確定公司的登記地址,以便聯繫和管理。

然而,對於那些以在外談生意為主或是居家工作者而言,他們通常只需要1個單純的可設籍公司地址,而共享辦公室公司登記服務即是提供「商業地址」給創業家完成「借址登記」,同時節省實體辦公室租金,並順利達成公司設立的需求。


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三、使用共享辦公室好處、壞處有哪些?

共享辦公室優缺點分析

(一)共享辦公室優點

  1. 自由無拘束
    共享辦公室最大的優點之一便是自由無拘束的工作環境,在共享辦公室中,你不用再受限於傳統辦公室的規範和限制,可以根據自己的工作節奏來安排工作時間和方式,有效提高工作效率和創造力。
  2. 租期彈性
    共享辦公室提供的租期通常比傳統辦公室更加彈性且便宜,在台灣,共享辦公室有分月租、短租、年租這三種方案可以選擇,有些共享辦公室,最短甚至可以只承租1天。
  3. 辦公環境比咖啡廳更加舒適
    許多SOHO族通常會選擇到星巴克、路易莎等咖啡廳工作。然而相較於這些咖啡廳,共享辦公室不僅沒有人來人往的吵雜聲,而部分共享辦公室業者更貼心地提供了免費咖啡,讓使用者可以盡情享用,整體換算下來租借費用並不會比每天在咖啡廳工作貴,不論辦公品質、價格皆遠勝咖啡廳。
  4. 可與各領域人才相互交流
    共享辦公室集結了許多來自不同領域的人,透過與不同行業、專業、文化背景的人交流、學習,可以有效擴展自己的知識及人脈,並提升想像力和創造力。
  5. 可以與不同企業交流
    在共享辦公空間中,會有其他的企業、自由工作者等與你一起共用同一個辦公空間,這樣的辦公環境增加了交流的機會與頻率,對於新創公司或是自由工作者來說,是可遇不可求的異業交流機會!
  6. 省下辦公室裝潢、購買成本
    許多新創公司會因為要裝潢辦公室、租借辦公室而花掉不少初期成本,但共享辦公室不需要裝潢,甚至為公司省下購買器材設備的錢,對於新創公司來說共享辦公室是非常值得使用的!

(二)共享辦公室缺點

  1. 容易分心
    共享辦公室是開放式的工作環境,可能會有許多人在同一空間中工作,周圍的動靜和交談聲可能會分散你的注意力,因此在選擇共享辦公室的時候,不妨可以考慮提供隔板或獨立座位設計的共享辦公室,這樣便能減少周圍及他人對你工作上的影響。
  2. 隱私性不高
    共享辦公室具高度流動性,因此須額外注意業務隱私性。
  3. 可用空間有限
    共享辦公室的空間通常比一般辦公室小,因此可利用的空間有限,如果公司的人數過多,就要衡量共享辦公室的空間大小是否可以容納所有人。
  4. 容易有活動、展場干擾
    有一些共享辦公室會提供活動空間出租,假如剛好有人租借的活動空間辦活動,躁音多少會影響到辦公空間的工作效率。

儘管共享辦公室存在一些無法避免的缺點,但也不須太過緊張,你仍可以透過選擇設計上較具隱私性的共享辦公室來減少這些缺點所帶來的影響。以史貝斯空間台中中清館為例,其提供的辦公區域都設有隔間,這不僅可以有效減少噪音和提升工作效率,還能保護業務隱私,避免商業機密遭到外洩,有效提升工作專注度及安全感。

四、租借共享辦公室費用要多少?

(一)共享辦公室出租費用一覽表

我們為大家整理出不同方案的共享辦公室租借參考價格,實際費用仍建議大家依據所在地、自身需求去詢問共享辦公室業主喔!

共享辦公室出租方案 費用
共享辦公室日租 500元/天
共享辦公室月租 2,500~6,000元/月
共享辦公室時租 200元/時
長租(1年以上) 2,500~10,000元/月
短租(3個月內) 3,000~12,000元/月

(二)影響共享辦公室費用的因素有哪些?

一般來說,共享辦公室價格高低會根據租約長短、座位、地理位置、附加服務等因素而有所差異:

👉共享辦公室費用影響因素1.租約長短

共享辦公室租約方案包含了1年以上的長租、3個月內的短租及當日隨借隨還的日租及時租方案,部分業者會為長租客戶提供優惠價格,因此長租的平均月租費通常會比短租要來得更低。

👉共享辦公室費用影響因素2.座位選擇

共享辦公室提供了固定和流動式2種座位選擇,由於固定式座位提供了使用者專屬的工作空間,可以將個人物品放置在桌上,並隨時回到自己的座位,因此承租價格也會比流動式座位要高。

👉共享辦公室費用影響因素3.地理位置

不同城市的共享辦公室租借價格會因其地理位置及所屬縣市而有所不同。舉例來說,同樣的裝修、設施、配套的共享辦公室,雙北的租金將會比台中及高雄的租金要來得更高。

👉共享辦公室費用影響因素4.其他附加服務

有些共享辦公室僅提供基本的工作空間,而有些則提供了更多硬體設備、茶水供應、代收信件等服務,提供的附加服務越多,其收費自然也會較高。

五、共享辦公室推薦:史貝斯空間

以上就是共享辦公室的完整介紹,因應新型工作熱潮,共享辦公室業者如雨後春筍般湧現,讓人難以辨別如何挑選最適合自己的共享辦公室。

如果你正在尋找一個環境舒適、服務項目多元的共享辦公室,史貝斯空間提供了綜合商用空間解決方案,並以客戶需求為核心,提供全方位的服務,無論你是獨立工作者還是初創企業,在這裡都能找到最符合自身需求的共享辦公室,讓你可以輕鬆應對商業運營中的各種挑戰!

  • 最高CP值租借方案:實惠價格即可租借A級商辦大樓,商圈精華位置,交通便捷。
  • 貼心秘書代收服務:商務中心秘書免費代收公司重要信件、包裹。
  • 合法借址登記:租金開立三聯式發票,租賃實體辦公室可營業登記地址。
  • 服務廣受好評、品質有保障:商譽良好,商務中心已成立數年經驗豐富。
  • 據點分布廣泛:多個新北、台中共享辦公室據點可供選擇。
  • 精美裝潢:商務中心裝潢明亮、環境優美,多種辦公室房型可供不同規模公司選擇。
  • 設備齊全:傢俱、冷氣、冰箱、微波爐、飲水機、影印機一應俱全。
  • 最高級辦公品質:座位設有隔間,幫您有效解決噪音、提升辦公隱私。
  • 最高隱私規格:24小時保全,雙門禁,無安全疑慮。
  • 免費高速網路:全館高速Wi-Fi免費使用。

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總結

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Roy Lin 執行長

創業顧問、連續創業家

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