自由工作者的最愛「共享空間/共享辦公室」,其實不適合容易分心和需要隱私的人

1 月 29, 2024 | 管理心法

本文重點摘要

共享辦公室的概念是與他人分享一個開放的辦公空間與設備,是許多自由工作者的辦公地點。不過,工作就是為賺錢,你若是一個容易分心、需要有隱私的人…等需求,恐怕要評估在這上班是否會降低工作效率。

共享辦公室這個概念發源自國外,與商務中心不相同。自由工作者常常要考慮在家裡或哪家咖啡廳工作,現在多了一個平價且有設計感的共享辦公空間,可以說是一大福音。不過,工作目標是賺錢,有些人在這樣的開放空間工作,可能會影響工作效率喔!

共享辦公室讓不同專業的人聚集在同一空間。

共享辦公室/共享空間的定義

共享辦公室是一群陌生人一起分享工作空間,以一個較低的價格承租即可享用辦公室裡的所有設備設施,例如會議室、茶水間等。共享空間最核心的價值是人之間的互動與交流,吸引更多創業者或是接案者在此工作。開放性的空間,適合多元化的人才聚集以利互相學習跟資訊交換,短時間內可以建立強大的人脈關係,是一個小型的商業生態圈。

共享空間有助於建立人脈關係,發展事業。

共享辦公室服務項目

每家共享辦公室所提供的服務與氛圍都不一樣,基本配備是大同小異。

    1. 基本配備與服務
      辦公設備:如辦公桌、網路、傳真影印機皆有提供,會議室則需要另外以時數收費。
      秘書服務:訪客接待、信件包裹代收。
      公共區域:茶水間與休憩空間可以使用,有的會提供書籍雜誌。
    2. 特別配備與服務
      有些共享辦公室的創立人為特定專業領域,所以在其空間會不定期舉辦學習或是展覽活動供會員參加。來這工作的人能透過活動中認識更多志同道合的朋友,發展更多的合作機會和可能性。共享空間也提供企業或是會員租賃聚會空間。共享空間的研討會可讓自由工作者互相交流與學習。

共享空間所提供的設備與項目非常多,但是否真的適合每個人在這裡工作呢?

誰適合共享辦公室

不論是自行接案的SOHO族又或是創業初期人數較少的團隊,通常去共享空間都是以下的原因:

  1. 需要遠離家中誘惑
    在家工作最考驗的就是自制力,很容易就會發生注意力不集中的問題。左邊是床,右邊是電視,時間一下子就不見了,工作進度永遠趕不上。藉由轉換工作場所,進入專心工作的狀態,提高工作效率。
  2. 負擔不起高額辦公室費用
    擁有屬於自己的辦公室當然是最好的狀況,可是在接案或創業初期,租金和設備都是開銷,大部份人會面臨到資金不足的問題。共享空間所提供的辦工桌,印表機等設備都可供使用,且租約條款靈活有彈性,依據需求承租,預算上更容易作計算。
  3. 希望與他人交流激發靈感
    由於可以認識到不同行業的人,有不少工作者是希望藉此建立拓展人脈,除了可以互相交流學習,甚至可以成為工作上的夥伴或是異業上的結合。開放性空間適合討論交流,激發工作靈感。

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不適合共享辦公室的族群

  1. 需要高度專注
    容易分心的人,共享辦公室的設計恐怕不適合你。因為共享辦公室是一個開放式的空間,鼓勵大家討論交流,如旁人在討論發生的聲音,或是走動去倒茶、上廁所,都會讓你無法專注,勢必會影響工作效率與品質。
  2. 注重隱私
    因為開放的場所難免會人來人往的情況,如果你的工作是有商業機密、隱私的需求和不能被打擾,這樣的環境就一定不適合你。
  3. 需要時常與客戶見面的人
    討論工作、提案給客戶需要獨立空間,盡可能不要被人打擾,共享空間人多時較難時常提供這樣的環境。

共享辦公室的費用有很多種方案,有些服務得另外加價格才能使用,建議先評估自身需求再決定。

共享辦公室費用說明

  1. 租約時間:分為三種形式時租、日租和月租。租約越長平均分攤的價格會越便宜。
  2. 自由座/固定座位:有很多人喜歡固定的工作桌(例如靠窗的位置、離出入口較遠),則需要支付高一點的價格去承租。但如果你不介意每次的工作位置不一樣,自由座的費用會更低。價格從每月3,000起跳到近萬元都有。
  3. 會議間/展演空間租借:以時間和坪數計價。
  4. 其他附加服務:置物櫃承租費用、影印機使用費、代收發信件服務費等,依每家共享空間的標準計價。

總結

如果你需要一個高效率、具備辦公室配備、可以接待客戶,還能讓你借址登記的工作地點,琳琳總總的費用與便利性去評估,商務辦公室從一人到六人的空間規模都有,可能比共享辦公室更適合你喔!

Roy Lin 執行長

創業顧問、連續創業家

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