【市場趨勢】7種ChatGPT使用方法提升工作效率,各行各業皆適用

2 月 1, 2024 | 管理心法

本文重點摘要

運用人工智能來提高工作效率已經不是新技術,而ChatPGT如果你還不知如何運用,看到這篇的人有福了。本篇要教大家實際運用方法,還有使用上該注意的事項,讓ChatPGT成為你的得力助手。

ChatGPT是一個擁有強大自然語言處理能力的AI模型,類似助理的角色,能夠幫助用戶更快、更準確擷取到資訊,提高工作效率。以下將為你介紹如何運用ChatGPT來提升工作效率和使用地雷。

ChatGPT是什麼?

簡單來說,ChatGPT是智能聊天機器人,根據你輸入的自然語言進行回應,讓你有和人類對話的真實感。它使用大量的數據進行訓練,學習人們日常對話中使用的語言和情境,從而提供更加自然和流暢的對話體驗,也能應用於各種場景,例如網站、社交媒體、智能音箱等,幫助人們快速獲得各自所需的資訊,提高溝通效率。台灣也在二月發表全球第一個繁體中文AI語言模型台版ChatGPT,是由聯發科創新基地結合中央研究院詞庫小組以及國家教育研究院三方共同開發而成。

  1. 蒐集資料
    大部分人為了做報告或市場研究而找資料時,習慣使用搜尋引擎Google等,現在ChatGPT也可以提供需要的資訊,只要明確告訴它,你需要找哪些特定的主題文章,即能找出相關文本。例如:當你想要養魚時,可以在ChatGPT的對話框輸入「養魚知識」之類的關鍵字,它會根據其學習到的知識庫,回應包括養殖技巧、常見疾病及其治療方法、適合養殖的魚種等等。若運用在職場上,開發產品前需要先做市場調查並提出開發計畫,你可以請ChatGPT以行銷專家的身份提供專業建議,分析競爭產品與市場規模等等,省下許多時間。ChatGPT有效提高工作效率。
  2. 製作與修改文案
    從文章主題標題、開頭段落至風格修改,ChatGPT可完全依照指令生成你想要的文案內容。初步完成的文案,可以請ChatGPT為你提出需要修改或加強的地方。例如,你可以請ChatGPT以母親節為主題寫文案,內容包括活動名稱、產品特色和活動要點等等,完成後就能快速針對不足或贅詞等進行修改。如果不滿意,可以再請ChatGPT用不同詞彙生成幾篇文案,從中找出適合的內容。
  3. 撰寫email
    現在大家習慣使用Line聯絡,但在商業往來中,Line仍不夠正式且容易遺漏要點。可以把撰寫email這件苦差事交給ChatGPT,只要給它明確的信件對象、目的、想闡述主要內容,它就能幫你寫好email。例如,你想要跟製造商索賠瑕疵產品,可以告訴ChatGPT:「請你寫一封email給廠商,內容是什麼產品,產品出現哪些問題,想要求對方盡速處理退換貨事宜。」,記住,給的資料越完整,產出的email內容則越清晰明瞭。使用ChatGPT撰寫信件快速又清楚。
  4. 編排工作行程
    ChatGPT還能充當貼身秘書,擬出適合的一日行程或跨部門開發產品的流程等等,把須涵蓋進去的重點提示給ChatGPT。例如,把一日必做的事情、要開的會議、要做測試的行程列給它,並請它將運動和休息時間排入,即可排程一天的時間。
  5. 翻譯文件
    Google可以把網頁翻譯成想要的語言,ChatGPT也能做到翻譯的角色,若是做研究在找資訊,只要告訴它文本的類型,並請它盡可能補充額外訊息資訊,也會有不錯的翻譯結果。
  6. 總結會議記錄
    ChatGPT可以透過其學習到的知識庫和算法,自動識別和提取出會議記錄中的重點和關鍵內容,再生成一份總結概述。像年度業績檢討大會提及年度目標,以及各部門年度方針,把相關資料全部倒進去對話視窗即可。會議結束後使用ChatGPT可以快速整理紀錄報告。
  7. 分析方案優缺點
    ChatGPT有能力分析方案優劣,例如,分類分析、情境分析、比較分析、建模分析等等。

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ChatGPT的風險

ChatGPT作為一個人工智能模型,同時存在一些潛在的風險。以下是一些已知可能存在的風險:

  1. 資料隱私風險
    ChatGPT靠的是大量數據進行訓練和學習,若提供用戶的個人資料和敏感數據,有可能會被拿來提供給其他使用者。
  2. 不當使用風險
    由於ChatGPT可以進行自我學習和自我優化,因此如果不當使用,可能會導致其產生偏見和歧視,甚至對用戶產生傷害。使用ChatGPT需要考量安全風險。
  3. 安全風險
    ChatGPT存在安全風險,可能會受到駭客攻擊和惡意軟體的攻擊,進而洩漏用戶數據,甚至導致其他安全問題。
  4. 技術限制風險
    ChatGPT作為一個基於機器學習的模型,可能受到技術限制,例如對少見或新出現的問題或主題無法作出適當回應。因此使用者收到每次的回覆,ChatGPT會詢問答案是否符合需求,建議大家能多給予實用的回饋。

總結

大家正在努力發掘ChatGPT強大的功能,但水能載舟,亦能覆舟,在它帶來便利與效率的同時,也要懂得保護自己喔!

Roy Lin 執行長

創業顧問、連續創業家

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