疫情時代改變傳統辦公室工作型態 共享更符合現代需求

1 月 26, 2024 | 資金管理

本文重點摘要

因為疫情而讓遠端工作已成為全球趨勢,企業和員工之間越來越習慣不進辦公室工作。當疫情過去後,傳統辦公室會有什麼樣的轉變呢?現在流行的共享辦公室,強調輕鬆空間、節省經費、自由度高,可能會更符合現代人的需求,也許你也需要像這樣的辦公空間來滿足工作需求。


為了防止病毒傳播,許多企業要求員工不要群聚辦公室工作。加上宅經濟崛起,許多產業轉為線上服務,網路個人工作室行業也暴增,進大型辦公室上班似乎回不去了。除了傳統辦公室還有哪裡可以工作呢?在家工作是人人的夢想,但是會面臨到一些問題:家裡缺少設備導致文書處理不方便、家人在旁邊干擾讓工作效率降低、企業想給員工一個辦公空間但租金高,對公司來說是一大筆成本開銷…等,所以為了兼具在家上班的彈性、有辦公室的事務機設備,並且兼顧企業想給員工一個辦公室來節省財務營運,除了選擇傳統大空間辦公室之外,另一個選擇是共享辦公室。

疫情期間傳統辦公室型態如何改變

為了因應防疫措施,許多企業進行辦公室分流,也就是一半的員工在家工作,另一半則照常到辦公室,輪流進行減少相同空間裡的員工數量。不過在家上班雖然省去了通勤的時間,工作時間也更彈性,但部分員工家中沒有適合的辦公設備,並且家裡也有多了一些「誘惑」容易讓人分心,例如:小孩吵鬧要哄、舒適的床不時在呼喚你,總之沒人盯著想幹嘛就幹嘛,也有些人因工作與生活界線變得模糊,感覺到更大的壓力,對心理健康造成負面影響甚至引發憂鬱。

為了達到分流,並且避免在家工作的種種缺點,許多企業選擇了一個折衷的工作模式,開始轉變為不再以一個總部為核心,而是讓員工分散到多個辦公地點進行遠距辦公的方式進行,因此共享工作空間(Coworking Space)成為了各家企業的新選擇。

其實共享辦公室在國外已行之有年,是什麼原因讓這新型態的工作環境近幾年在台灣崛起呢?

共享辦公室為何興起

先來看看傳統版公室與共享辦公室的比較表。

項目 傳統辦公室 共享辦公室
月租租金
租約彈性
辦公室環境(會議室、展演空間、吧台、餐廳…等) 公司必須自行處理 多元
辦公室空間彈性 受到大樓坪數限制 可依租用規模調整
軟硬體設備 公司必須自行處理 完整支援
異業交流

成本管控是企業主要的考慮因素之一,傳統辦公室的租期最低單位通常是1年,除了固定租金之外,還有水電費、大樓管理費、硬體設備、維護保養…等費用,並且租傳統辦公室基本上必須從零開始打造專屬的工作空間,包含格局、設計和裝潢,所有花費都是昂貴的成本。

而共享辦公室提供一般只要承租需要的辦公空間,就可以使用多功能的公共空間,因此企業不再需要為了一間會議室、貴賓接待區…等,再花費一筆裝潢與設計的費用,另外,公司若有擴張人事的需求,也較沒有傳統辦公室位置固定容易「坐不下」的問題,因為你可以隨時租用其它空間。也因為共享辦公室空間大、有人潮流動性,租期彈性較高,最低甚至可以只租1個月,為企業帶來更具機能性的工作空間。

不過共享辦公室屬於開放式的空間,有些工作需要隱私,所以有著獨立空間的商務辦公室是另一種新選擇,而且讓公司更具專業的感覺。


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什麼是商務辦公室?

商務辦公室又稱商務中心(Business Center),以提供辦公室出租為主,因此提供更為多元、私密的獨立辦公空間,具有完整的OA辦公家具以及完善的網絡系統,不論你是1人公司或多人辦公,商務中心提供多種規模的辦公室,讓你根據自身需求租借。選擇提供秘書、後勤、創業諮詢、翻譯…等服務的商務辦公室,可以為你省下收發信件、東奔西跑的時間,只要帶上自己、提上筆電就可以開始工作,再加上商務中心大多位於商業區,除了交通方便之外,黃金門面對公司形象也有加分的作用,因此特別受到創業人士的歡迎。商務中心租約期限則長短不一,價錢也會因為服務內容有所改變,因此簽約之前一定要做好功課詢問清楚喔!

延伸閱讀:好想自己當老闆!來算算該花的創業成本

文章參考來源

總結

即便是遠距辦公,還是需要有合適地點才能提高工作效率,畢竟工作就是要賺錢,沒有人喜歡拖拖拉拉的工作進度,對吧!

Roy Lin 執行長

創業顧問、連續創業家

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