行動辦公室正夯,適合哪些行業?怎麼做最省錢又有效率?

1 月 29, 2024 | 管理心法

本文重點摘要

隨著工作型態的轉變,越多越多自由工作者出現,行動辦公室的需求也逐漸興起,人到哪工作就在哪,在國外是常態。行動辦公室分成兩種型態,哪些行業適合走這樣的方式呢?

現在互聯網非常發達,我們無時無刻都可以查看手機檢查工作的進度。對於自由工作者或是創業者來說,行動辦公室的出現更是一大福音,只要在有網路的地方,整個城市都是你的行動辦公室, 比起一定要在固定辦公室上班,辦公室成本降低多。

在台灣行動辦公室分為2種,一種是有時候需要有固定場所,我們稱「日租行動辦公室」;而另一種則是只需要公司登記地址,俗稱「虛擬辦公室」。他們兩種分別適合不同的族群,以下會一一分析。

行動辦公室定義

行動辦公室廣泛定義為可以隨時隨地處理工作上的事務,不受侷限,與以往在傳統定點的辦公室才能工作的模式完全不同。藉由打造更自由的工作環境提升效率及對工作的滿意度。行動辦公室可分享種形式:

  • 第一種、日租飯店式行動辦公室
    從新冠疫情開始後,許多咖啡廳都實施了限制室內人數的措施,飯店業者與共享空間趁此推出了日租式的行動辦公室給需要安靜和舒適環境的自由工作者。
    1.服務提供
    日租的行動辦公室會提供一間獨立空間的套房,附設大張辦公桌、免費茶飲與咖啡、精美餐盒、高速Wi-fi網路、紙筆等…會議用品和影印、傳真、掃描等服務。部份飯店為了打造更舒適的辦公環境,還提供電影或運動器具供休憩放鬆之用途。
    2.適合族群
    爾需要辦公場所的人。像是在異地工作,需要一個可以辦公又能休息的地方。或是,在家工作者容易受家人、寵物干擾,又不想去咖啡廳工作,就很適合日租飯店式行動辦公室。3.費用
    以日租或月租的方式收費,根據飯店的等級作每房收費,單日從1千多元到5、6千都有。使用時間通常為8 ~ 11小時如需長期租借,飯店也有推出不同的方案作推廣。日租行動辦公室提供舒適又專業的工作環境。
  • 第二種、虛擬辦公室
    不需要實體辦公室,只需要讓公司能登記的地址。通常會將地址設在商務中心,申請通過後即成為政府許可的公司。
    1.服務提供商務中心通常都建立在黃金商業地段,提供氣派的地址,方便使用在名片簡介上,所以十分適合做為借址登記,提升形象。商務中心也會提供秘書服務,可幫公司代為接電話與信件代收的服務。因為備有會議室或是辦公空間,臨時要見客戶也可以租借。延伸閱讀:借址登記不是便宜就好! 為公司省錢也要知道有哪些風險2.適合族群特別適合接案類型工作者或剛創業初期因工作人員少,不須固定辦公室的人。像是網路工作者、專業講師、律師、諮詢師等接案性質工作,需要實質公司地址去作登記。3.費用以月租收費方式為主,根據需要不同的服務價格有差別,租地址範圍1,000至3,000元不等。

    行動辦公室出租可提供合法地址給企業登記。

以上2種不同的行動辦公室模式雖然不一樣,但在優缺點分析上其實是大同小異的。


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行動辦公室的優點

  1. 沒有固定的上下班時間
    可靈活和自由的安排工作時程並減少通勤時間,掌握更大的自主權。為生活帶來了便利。
  2. 降低成本
    不需要長期承租一個固定辦公室,行動辦公室讓工作都可以網路線上化。
  3. 讓員工工作更快樂
    心理健康狀態與生產力往往都是高度正相關的關係。根據國外大學的一項調整,居家工作的人效率提高了12%。動辦公室讓工作者可自行安排工作與家庭時間分配。

行動辦公室的缺點

  1. 家庭與公司失去分際
    沒有正式打卡上下班時間後,無法確定工作與休息時間的界限。即使已經完成了當天的工作排程,也可以隨時回覆工作上的訊息,破壞工作與家庭之間的平衡。
  2. 過度依賴互聯網
    當收訊不良,漏失重要訊息時會讓人容易處在精神緊張的狀況下。
  3. 分心並降低工作效率
    在過於嘈雜的地方工作或是自制力不足的工作者無法抵抗外來的誘惑因素,讓工作效率下降。
  4. 飯店、咖啡廳費用
    為了追求舒適與安靜的工作地點,日租飯店或是咖啡廳費用的部份需自行承擔,長久累積下來也是一筆可觀的開銷。

總結

行動辦公室適合你嗎?還是有固定辦公地點上班、能快速處理工作事務,對你的工作效率更好呢?商務辦公室有借址登記服務,有需求再租小辦公室是很不錯的方式喔!

Roy Lin 執行長

創業顧問、連續創業家

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